Nachkalkulation von Projekten im Kaufmann Professional / Kaufmann PLUS
Neben dem Zusatzmodul „Projektmanagement“ (Newsletter 10/2014) gibt es seit der Version 4.0 der Software Kaufmann ein weiteres Modul, dass dem Anwender dabei hilft seine Kalkulation zu überprüfen – „Nachkalkulation“. Das Ziel der Nachkalkulation ist es, Abweichungen zur Vorkalkulation festzustellen. Dazu wird in der Software eine Auswertung der Soll- und Ist-Daten vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten kann genau wie im Projektmanagement auf Projekt-Ebene durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass jeder Projektabschnitt (Unterprojekt) separat betrachtet und ausgewertet werden kann.
Die Nachkalkulation bietet dem Anwender verschiedene Möglichkeiten die Soll- und Ist-Kosten zu erfassen:
- Erfassung aus zugeordneten Belegen – dabei werden die benötigten Daten aus Aufträgen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie aus Stundenzetteln übernommen
- Pauschale Erfassung - die Kalkulation wird nicht auf Belegbasis vorgenommen, sondern die Werte werden pauschal per Hand in die Datenfelder eingetragen
Die Oberfläche teilt sich in 3 Bereiche: Soll-Summen, Ist-Summen und Soll-/ Ist-Differenzen. Jeder Bereich enthält wiederum die Gruppen: Einkauf, Verkauf und Stunden.
Soll-Summen:
Zur Berechnung der Soll-Summe im Einkauf müssen die Lohnselbstkosten und die Materialkosten bestimmt werden. Wenn diese Kosten nicht aus dem zugeordneten Auftrag entnommen werden können oder sollen, werden die Werte alternativ von Hand pauschal eingegeben. Die Auftragssumme im Verkauf wird grundsätzlich aus dem zugeordneten Auftrag entnommen. Der Deckungsbeitrag pro Stunde wird berechnet, in dem die Differenz von Verkauf und Einkauf durch die geplanten Arbeitsstunden dividiert wird.
Ist-Summen:
Auf der Ist-Seite werden die tatsächlichen Aufwendungen und Erlöse eingegeben oder aus den Projekt-Belegen übernommen. Neben der pauschalen Eingabe der Daten von Hand können dabei verschiedene Quellen herangezogen werden:
- a) Ist-Mengen aus dem Aufmaß: Wenn man für den Auftrag ein Aufmaß durchgeführt und Aufmaßblätter angelegt hat, können die tatsächlichen Ist-Mengen hieraus entnommen werden. Anderenfalls gelten die Ist-Mengen des Auftrages oder die, der zugeordneten Eingangsrechnungen.
- b) Die Lohnselbstkosten können aus den Stundenzetteln (Zeiterfassung) berechnet werden, wenn diese projektbezogen eingegeben wurden.
- c) Der Projekt-Verkauf wird in der Regel aus den Ausgangsrechnungen bestimmt. Sollte noch keine Ausgangsrechnung existieren, so werden die Projekt-Verkäufe mit den Auftrags-Verkäufen (Soll-Wert) vorbelegt.
- d) Die Stunden können genau wie die Lohnnebenkosten aus den Stundenzetteln (Zeiterfassung) übernommen werden.
Soll / Ist – Differenzen:
In diesem Bereich werden die Soll-Ist-Differenzen angezeigt. Erscheint in der Anzeige eine Null, so bedeutet dies, dass das Projektergebnis exakt mit dem geplanten Auftrag übereinstimmt. Ein positiver Wert zeigt, dass das Projektergebnis besser als in der Planung verlaufen ist. Ein negativer Wert weist daraufhin, dass die Projektaufwände höher als geplant ausgefallen sind, bzw. dass der Projekterlös kleiner ist als ursprünglich vorgesehen.
Dokumentation:
Im Ausdruck werden der Name des Projekts, sowie die Projektnummer für die bessere Zuordnung ausgegeben. Bei der Gestaltung haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Je Projekt – Der Anwender erhält für alle Projekte (nach Wunsch inkl. Unterprojekte) jeweils eine Seite, die ihm übersichtlich die Soll-, Ist- und Differenz-Daten darstellt. Neben den reinen Daten, werden auch die projektbezogenen Adressen mit angegeben.
- Tabellarisch – Sie erhalten für alle Projekte (nach Wunsch inkl. Unterprojekte) eine tabellarische Auflistung aller Soll-, Ist- und Differenz-Daten. Diese Ansicht bietet alle Daten platzsparend und übersichtlich mit geringem Papierverbrauch.