Erfolgreich ein Unternehmen führen
Kaufmännische Software als Werkzeug bei der Beratung und im Handwerk
„Draußen wird das Geld gemacht“. Bei der Unternehmensgründung, oder auch Existenzgründung und der weiteren Unternehmensführung liegt das Augenmerk auf der eigentlichen Tätigkeit, der Dienstleistung, Beratung oder dem Handwerk. Doch zu einer erfolgreichen Unternehmensführung gehören nicht nur die beratenden oder handwerklichen Geschicke, heute spielt immer mehr die organisatorische und betriebswirtschaftliche Betrachtung eine Rolle.
Welche Werbe-Strategie verfolgt mein Unternehmen, wie trete ich auf? Welche Vertriebskanäle werden genutzt? Internetauftritt, klassische Postwerbung, Mundpropaganda. Welche Kundengruppen möchte ich erschließen und mit welchen Fachbereichen auftreten? Zusätzlich zu diesen Dingen sind organisatorische sowie steuerliche und gesetzliche Regelungen natürlich nicht außer Acht zu lassen: Gewährleistungsfristen, verminderte Steuersätze, Regelung bei der Abwicklung von Geschäften mit Privatpersonen. Die Betriebswirtschaft wirft Fragen auf zu Umsatz, Erlös, Deckungsbeitrag oder Lohnkalkulation.
Nichtsdestotrotz wird „draußen das Geld verdient“ und die Abwicklung von organisatorischen sowie betriebswirtschaftlichen Komponenten soll wenig Aufwand verursachen und zu möglichst großem Unternehmenserfolg führen: finanziell wie auch bei der Kundenbindung.
Hierbei wird das Unternehmen von einer kaufmännischen Software unterstützt. Die Software „Kaufmann“ aus dem Hause Hottgenroth/ETU wächst mit dem Unternehmen, dem Unternehmenserfolg und den individuellen Ansprüchen und Anforderungen. Mit dem „Kaufmann BASIC“ können bei Unternehmensstart neben der Kundenverwaltung Angebote und Rechnungen erstellt, offene Posten ausgeglichen und Mahnungen geschrieben werden.
Die Anforderungen an das Unternehmen wie auch an die Software steigen. Hier kommt der „Kaufmann Professional“ bzw. „Kaufmann PLUS“ zum Einsatz. Nicht nur Angebote und Rechnungen werden zügig erstellt. Auch Aufträge, Lieferscheine sowie das gesamte Einkaufwesen von Preisanfrage über Bestellung und Eingangslieferschein- und Rechnung werden abgewickelt, Lieferantendaten gepflegt.
Eine Artikelstamm-Aktualisierung mittels Schnittstellen erleichtert die Arbeit bei der Angebotserstellung sowie auch im Bestellwesen. Daten können direkt „online“ übertragen werden: Schlagworte sind hier DATANORM und SHK-Connect. Für die Übertragung von Vorgängen, z.B. bei der Bestellung beim Großhändler kann klassisch das Format „UGL/UGS“ genutzt werden, oder die Bestellung wird „online“ via IDS-Connect ausgeführt. Die verpreiste Ausschreibung wird digital im GAEB-Format an die planende Stelle übermittelt. Vorgefertigte Artikelsets, Einbinden von Fotos sowie die Erstellung von Titeln helfen bei der Unterbreitung von Angeboten, denn hier sind Schnelligkeit und zeitnahes Reagieren gefragt.
„Kaufmann PLUS“ bietet die Funktionen wie „Kaufmann Professional“, richtet sich jedoch an Anwender im Netzwerk. Es können gleichzeitig mehrere Mitarbeiter auf die Software zugreifen (von kleinen Betrieben mit 2 oder 3 Mitarbeitern bis Unternehmen mit mehreren 100 Mitarbeitern). Die Daten liegen zentral vor und die Nutzerzahl ist mit dem Wachstum des Unternehmens erweiterbar.
Ebenso erweiterbar sind die Module der Software. Die Anforderungen und Geschäftsbereiche des Unternehmens steigen, die Software wächst mit:
Mit dem Tool „Projektmanagement/Überwachung“ ist das Unternehmen bestens für die Planung und Überwachung von Projekten und Bauvorhaben gerüstet. Es werden Zeiten, Personal oder Arbeitsmittel geplant und kostenseitig im Blick gehalten. Eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Faktoren wird ermöglicht.
Im Nachgang zur Planung erfolgt die betriebswirtschaftliche Betrachtung des Projektes oder Auftrages. Mit der „Nachkalkulation“ werden Abweichungen von der Planung (Soll) zur tatsächlichen Abrechnung (Ist) festgestellt. Entspricht der tatsächliche Material- und Mitarbeitereinsatz dem geplanten Aufwand oder wurde mehr oder weniger eingesetzt? Welcher Deckungsbeitrag wurde erzielt? Durch die „Nachkalkulation“ wird den Ursachen für Abweichungen auf den Grund gegangen und das Potential genutzt, zukünftige Aufträge und den Unternehmensgewinn zu optimieren.
Um die tägliche Arbeitszeit effizienter zu nutzen unterstützen heute mobile Cloud-Lösungen die Büro-Organisaton. Die Vorteile hier: Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Büro wie auch draußen können besser geplant werden, Arbeiten entfallen teilweise gänzlich. Die Mitarbeiter vor Ort sind flexibler, Fahrten ins Büro entfallen, der „Papierkram“ verringert sich und etwaige Übertragungsfehler werden ebenfalls vermieden. Hier bietet die Software Kaufmann mit den Kaufmann Apps „Zeiterfassung“ und „Wartungsmodul“ Lösungen an, welche modular ergänzt werden können und über die Daten-Cloud (Wolke) mit der PC-Anwendung kommunizieren.
Mobiles Arbeiten ist heute nicht mehr wegzudenken, viele nutzen bereits privat Smartphones oder Tablets!